Termini e Condizioni del Servizio

Piattaforma di Segreteria Virtuale AI

Ultimo aggiornamento: Dicembre 2025

I presenti Termini e Condizioni ("Termini") regolano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma di segreteria virtuale AI fornita da HPR DIGITAL MEDICINE S.R.L. Utilizzando il Servizio, l'utente accetta integralmente i presenti Termini.

1. Informazioni sul Fornitore

2. Definizioni

• "Piattaforma": il software SaaS di segreteria virtuale AI tramite WhatsApp Business API.
• "Cliente": il professionista che sottoscrive l'abbonamento (commercialista, avvocato, medico, ecc.).
• "Utente Finale": il cliente del Professionista che interagisce con l'Assistente AI via WhatsApp.
• "Assistente AI": il sistema di intelligenza artificiale che risponde automaticamente ai messaggi.
• "Numero WhatsApp": il numero telefonico assegnato al Cliente, di proprietà esclusiva di HPR.
• "Knowledge Base": i contenuti caricati dal Cliente per personalizzare le risposte dell'AI.

3. Descrizione del Servizio

3.1 Funzionalità

La Piattaforma offre: numero WhatsApp dedicato, Assistente AI conversazionale, gestione appuntamenti con integrazione Google Calendar, Knowledge Base personalizzabile, dashboard e analytics, storico conversazioni.

3.2 Natura dell'Intelligenza Artificiale

3.3 Trasparenza AI

In conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (EU AI Act), ogni Utente Finale sarà informato al primo contatto che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale.

3.4 Proprietà dei Numeri WhatsApp

4. Registrazione e Account

Il Servizio è destinato esclusivamente a professionisti (B2B). Per registrarsi, il Cliente deve fornire dati veritieri e completi. Il Cliente è responsabile della custodia delle credenziali di accesso e di tutte le attività effettuate tramite il proprio Account.

5. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• Utilizzare la Piattaforma per finalità lecite e conformi ai Termini;
• Rispettare le WhatsApp Business Policy;
• Garantire che i contenuti caricati nella Knowledge Base non violino diritti di terzi;
• Esercitare adeguata supervisione sull'Assistente AI, verificando conversazioni e appuntamenti;
• Informare i propri Utenti Finali che le comunicazioni sono gestite da un sistema AI;
• Fornire agli Utenti Finali l'informativa privacy ai sensi del GDPR.

6. Prezzi, Pagamenti e Periodo di Prova

6.1 Abbonamenti

Il Servizio è offerto con abbonamento mensile o annuale. Dettagli e limiti sono pubblicati sulla pagina "Prezzi". Tutti i prezzi sono al netto di IVA.

6.2 Periodo di Prova

È previsto un periodo di prova gratuita di 30 giorni. Al termine, l'abbonamento si attiva con l'aggiunta di un metodo di pagamento tramite sezione dedicata nel proprio account, salvo disdetta comunicata almeno 24 ore prima della scadenza.

6.3 Mancato Pagamento

In caso di mancato pagamento: dopo 15 giorni dalla scadenza il Servizio potrà essere sospeso; dopo 30 giorni il contratto potrà essere risolto.

7. Livelli di Servizio (SLA)

Il Fornitore garantisce un uptime del 99,5% su base mensile, escludendo: manutenzione programmata (max 4 ore/mese con preavviso 72h), forza maggiore, malfunzionamenti di terze parti (WhatsApp, Meta). In caso di uptime inferiore, sono previsti crediti di servizio come unico rimedio.

8. Proprietà Intellettuale

La Piattaforma, software, algoritmi e modelli AI sono di proprietà esclusiva del Fornitore. Al Cliente è concessa una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, limitata alla durata dell'abbonamento. I dati caricati dal Cliente restano di sua proprietà.

9. Trattamento dei Dati Personali

Ai sensi del GDPR: il Cliente è titolare del trattamento per i dati dei propri Utenti Finali; il Fornitore è responsabile del trattamento. Le condizioni di trattamento sono disciplinate dal Data Processing Agreement (DPA) disponibile separatamente. L'utilizzo di WhatsApp comporta il trasferimento di dati verso Meta negli USA secondo le garanzie previste dal Data Privacy Framework UE-USA.

Per maggiori dettagli, consulta la nostra Privacy Policy.

10. Limitazione di Responsabilità

10.1 Esclusione Garanzie

Il Servizio è fornito "così com'è". Il Fornitore non garantisce accuratezza, completezza o affidabilità delle risposte generate dall'Assistente AI.

10.2 Esclusione Responsabilità per Output AI

10.3 Limite Quantitativo

La responsabilità complessiva del Fornitore non potrà eccedere l'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento.

10.4 Eccezioni

Le limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave ai sensi dell'art. 1229 c.c.

11. Manleva

Il Cliente manleva e tiene indenne il Fornitore da qualsiasi pretesa, danno o costo derivante da: violazione dei Termini, uso illecito del Servizio, contenuti caricati, violazione di diritti di terzi, interazioni con Utenti Finali.

Il Cliente manleva espressamente il Fornitore da ogni responsabilità per errori, imprecisioni o malfunzionamenti dell'Assistente AI, inclusi errori nella gestione appuntamenti, risposte inappropriate, danni agli Utenti Finali o a terzi.

12. Durata e Recesso

12.1 Durata

Il contratto ha durata corrispondente al periodo di abbonamento e si rinnova automaticamente salvo disdetta.

12.2 Recesso

Il Cliente può recedere:

• Durante il periodo di prova: in qualsiasi momento, senza costi;
• Dall'abbonamento attivo: con preavviso di 30 giorni via PEC a hpr.digitalmedicine@pec.it.

Non sono previsti rimborsi per periodi già pagati. Per abbonamenti annuali, il Cliente resta obbligato all'intero periodo.

12.3 Conseguenze della Cessazione

Alla cessazione: l'accesso alla Piattaforma cesserà; il numero WhatsApp sarà disattivato; il Cliente avrà 30 giorni per esportare i dati, poi saranno cancellati.

13. Sospensione del Servizio

Il Fornitore può sospendere il Servizio senza preavviso in caso di: mancato pagamento, violazione dei Termini, ragioni di sicurezza, richiesta di autorità competenti, sospensione dell'Account WhatsApp da parte di Meta.

14. Modifiche ai Termini

Il Fornitore può modificare i Termini con preavviso di 30 giorni via email. Continuando a utilizzare il Servizio dopo tale periodo, il Cliente accetta le modifiche. In caso di disaccordo, può recedere senza penali.

15. Forza Maggiore

Il Fornitore non è responsabile per inadempimenti causati da eventi al di fuori del suo controllo: eventi naturali, guerre, pandemie, provvedimenti dell'autorità, interruzioni di servizi terzi (WhatsApp, Meta, provider cloud), attacchi informatici.

16. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Verona.

17. Contatti